あなたの仕事やあなたが関わっているプロジェクトで、以下のような問題はありませんか？

• いまいち進みが悪いと感じている

• 誰がどの程度貢献しているかがよくわからない

• 納期や状況が不明のタスクがある

• 報告を受けてもよくわからない

• 忙しい割に長い間取り組めていない作業がある

１つでも当てはまった方は、管理の方法を見直すタイミングかもしれません。

タスク管理の方法

そもそも仕事というものは、誰かが作り出さない限り、存在しません。あなたがチームのリーダーであれば、あなたがタスクを定義しなければ、仕事は動き出さないのです。したがって、今の状況を改善したいと思うならば、まずタスクの洗い出しを行うことが重要です。

タスクの洗い出し

もやもやしていること、曖昧にしていることを紙に書き出すことを「ブレインダンプ」と呼びます。何も思い浮かばなくなるまで紙に書き出し、書き切ったあとに整理する方法です。

tossworksを使ってブレインダンプを行います。

とにかく素早く、すべて出し切ることが重要です。tossworksはこの「出し切る」という作業を効率的にできるように、必須項目は「担当者」「タイトル」の2つのみとなっています。最初は自分を担当者に設定して、頭にあるもやもやをタスクという形でtossworks上で可視化します。

タスクの棚卸し

タスクを出し切ったら、以下の観点で分類します。

• 本当にやらないといけないこと

  • 自分しかできないこと・・・①

  • 他人にもできること・・・②

• 実はやらなくてもいいこと・・・③

③に分類したものは、不要なので、削除しましょう。削除は、タスクの詳細画面から行えます。

①と②は判断が難しいかもしれません。自分が最終作業者であり誰かにお願いすることが難しかったり、優秀な人ほど自分でやってしまいがちです。しかしながら、自分が作業している以上、一人分の仕事しかできません。時間効率よく作業を進めるには、他人の協力を得ることが重要です。

②があれば、タスクを編集画面から、担当者を変更します。

これを全てのタスクについて実施します。

タスクの実行およびモニタリング

これまでのステップで、①自分しかできないタスクと、②他人にもできるタスク、に分類できました。タスク一覧画面では、①は左のタブに、②は左から２番目のタブに表示されます。

あなたが集中すべきタスクは左のタブにあります。一つずつ取り組みましょう。

他人に依頼したタスクは左から２番目のタブにあります。チャットで質問が来たらすぐに対応し、タスクが常に処理されている状態になるように管理しましょう。

新しいタスクが発生したら、タスクの洗い出しから同じ手順で処理していきます。